Praktische voorbeelden
Om praktische voorbeelden te kunnen geven maakt deze gids gebruik van het Cashaca boekhoudpakket. U kan een gratis proefversie aanvragen op de website: www.cashaca.be.
Factuur aanmaken
Een factuur aanmaken in Cashaca is zeer eenvoudig. Bovendien wordt deze automatisch in uw boekhouding geboekt en indien u dit wenst kan deze ook direct per email naar uw klant verstuurd worden.
Om de aanmaak van een nieuwe factuur te starten selecteert u in de menubalk bovenaan “Verkopen” > “Nieuwe verkoop met opstellen factuur”. Vervolgens voert u de gevraagde informatie in het invoerscherm in. (Foto van invoegscherm)
- U geeft klanteninformatie in. Indien u reeds eerder aan dezelfde klant verkocht heeft volstaat het deze te selecteren in de lijst van bestaande klanten. Indien het om een nieuwe klant gaat vervolledigt u de gevraagde informatie. Voor Belgische klanten volstaat het om een BTW nummer in te geven. Cashaca zal daarna automatisch de overige informatie invullen op basis van data van de Belgische overheid
- U kiest een factuurnummer. Cashaca doet een voorstel op basis van het nummer van de voorgaande factuur.
- U duidt de datum van de factuur aan. Cashaca stelt de huidige datum voor.
- Optioneel kan u ook een betalingstermijn invoeren. Indien u dit doet zal deze vermeld worden op de factuur.
- U duidt aan of het om een dienst of goederen gaat.
- U kan een omschrijving van de factuur ingeven die zal gebruikt worden om de factuur in uw boekhouding op te nemen
- U geeft over verschillende lijnen de verkochte goederen en diensten in. Standaard wordt er gewerkt met één BTW tarief dat van toepassing is op alle lijnen. Indien u verschillende BTW tarieven wilt gebruiken voor verschillende diensten en producten dan kan u dit doen door op “Wijzig formaat naar één BTW tarief per lijn” te klikken
- Standaard zal er een vraag tot betaling op uw rekeningnummer worden getoond op de factuur. Indien u dit niet wenst kan u deze optie uitvinken.
- Druk op “Factuur aanmaken”
Cashaca boekt de factuur dan automatisch als een verkoop in uw boekhouding en wijzigt automatisch de BTW kwartaalaangifte.
Foto van resulterende factuur: Cashaca factuur
Nadat de factuur is opgesteld kunt u deze op drie manieren aan uw klant bezorgen:
- U exporteert de factuur als pdf bestand en drukt deze af. Daarna stuurt u deze met de post op.
- U exporteert de factuur als pdf bestand en stuurt deze per email door. Sinds enkele jaren zijn elektronische facturen geldig in België
- U vraagt Cashaca om de factuur per email door te sturen. Cashaca zal bijhouden wanneer de factuur verstuurd werd en laten weten of de factuur reeds bekeken werd door uw klant
(Cashaca biedt nog extra functionaliteiten zoals het toevoegen van een logo en algemene voorwaarden die in dit voorbeeld niet aan bod kwamen)
Verkoop ingeven zonder opstellen van factuur
Indien u geen factuur moet opstellen of indien u reeds via een andere weg een factuur heeft opgesteld dan kan u in Cashaca direct de verkoop boeken in uw boekhouding.
U selecteert in de menubalk bovenaan “Verkopen” > “Nieuwe verkoop”. Vervolgens voert u de gevraagde informatie in het invoerscherm in. (Foto van invoegscherm)
- U geeft de datum van de verkoop in. Indien u reeds een factuur buiten Cashaca heeft opgesteld moet deze datum overeenkomen met de datum op de factuur.
- U voert het total bedrag van de verkoop in. U kan kiezen het bedrag exclusief of inclusief BTW in te geven. Wat voor u het gemakkelijkste is.
- U selecteert het juiste BTW tarief
- U duidt aan of het om een dient of goederen gaat.
- U geeft de klanteninformatie in. Indien u reeds eerder aan dezelfde klant verkocht heeft volstaat het deze te selecteren in de lijst van bestaande klanten.
- U geeft een omschrijving van de verkoop in
- Indien u wenst kan u ook een bijlage toevoegen (bijvoorbeeld een factuur die u buiten Cashaca heeft opgesteld)
Nadat de verkoop is opgeslagen wijzigt Cashaca automatisch de BTW kwartaalaangifte en winst berekening.
Creditnota ingeven in boekhouding
Het invoeren van een creditnota geloopt parallel aan het invoeren van een verkoop. Een creditnota is praktische gezien niet verschillend aan een verkoop met een negatief bedrag.
U selecteert in de menubalk bovenaan “Verkopen” > “Nieuwe uitegreikte creditnota”. Vervolgens voert u de gevraagde informatie in het invoerscherm in. (Foto van invoegscherm)
De benodigde informatie is gelijk aan de informatie die u invoert bij de aanmaak vaan een nieuwe verkoop. Cashaca verwacht dat u het te crediteren bedrag als een positief getal invoert.
Nadat de creditnota is opgeslagen wijzigt Cashaca automatisch de BTW kwartaalaangifte en winst berekening.