Aankopen opnemen in de boekhouding
Het boeken van een aankoop in uw boekhouding vereist meer informatie dan het boeken van een verkoop. De wettelijke verplichtingen zijn strenger en de aangiftes complexer omdat de wetgever misbruik en valse kosten wilt vermijden. Voor elke aankoop die wordt opgenomen in de boekhouding is een bewijs nodig en dit bewijs moet ten minste 7 jaar worden bijgehouden.
Enkel als er een factuur kan worden voorgelegd is het mogelijk de BTW op de aankoop terug te trekken. Om kosten te bewijzen in de personenbelastingaangifte van zelfstandige is elk bewijs voldoende. Ontvangt u bijvoorbeeld een afrekening van uw telefoonkosten zonder factuur dat kan u een gedeelte van deze kosten boeken als beroepskosten maar kan u de BTW niet aftrekken. De afrekening geldt dan als bewijs. Aangezien u de BTW niet kon terugtrekken kan deze wel als bijkomende kost worden opgenomen in de aangifte van de personenbelasting.
Om later de verschillende BTW en belastingaangiftes vlot te kunnen opstellen moet de volgende informatie zeker worden bijgehouden:
- Datum waarop de verkoop plaatsvond (gelijk aan datun op factuur)
- Het bedrag excl. BTW
- Het bedrag incl. BTW
- Betreft het een verkoop van een fysiek product of van een dienst
- Gaat het om een particuliere klant, een Belgische bedrijf, een bedrijf gelegen in de EU of een bedrijf gelegen in het buitenland
- BTW nummer van Belgische en Europese bedrijfsklanten
- Gedeelte privé gebruik
- Aftrekbaarheid van BTW op beroepsgedeelte
- Aftrekbaarheid beroepskosten in personenbelasting
De regelgeving rond aftrekbaarheid van de geboekte kosten wordt verder in deze gids behandeld. (Aftrekbare kosten)